Digitale Dokumente archivieren mit AMAGNO

Digitale Dokumente archivieren mit AMAGNO

13. November 2017 0
Archivieren mit Amagno

Elektronisches Archivieren

Der Begriff des elektronischen Archivieren steht für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Dokumenten. In den meisten Fällen gilt dies  für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente.

Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem Wachstum elektronischer Information wachsen auch die Probleme der lang zeitigen Aufbewahrung.

Seit dem 1. Januar 2017 gilt für das elektronische Archivieren die gesetzliche Pflicht im Rahmen der GoBD. Unternehmen jeder Größe sind demnach gesetzlich dazu verpflichtet steuerrelevante Dokumente elektronisch aufzubewahren und zu archivieren. Nur Unternehmen die ausschließlich(!) mit Papierdokumenten arbeiten, sind befreit. Alle Unternehmen die Dokumente auf dem elektronischen Wege verarbeiten, also z.B. Rechnungen per E-Mail erhalten, müssen die Rechnungen elektronisch vorhalten.

Andersum ist es hingegen erlaubt, empfangene Papierdokumente zu digitalisieren, verarbeiten und zu archivieren. Somit muss nicht ein analoger und digitaler Prozess gleichzeitig geführt werden. Das bisherige analoge Archiv kann vollständig digitalisiert und mit dem neuen elektronischen Archiv zusammengeführt werden.

Archivieren mit AMAGNO

Das AMAGNO Dokumentenmanagement bietet grundsätzlich drei Möglichkeiten zur elektronischen Archivierung von Dokumenten. Manuell, automatisch und mit digitalen Stempeln. Dabei kann der Archivierungszeitraum frei gewählt werden. Features wie die Rundung zum Jahresende sind auch vorhanden.

 

Möglichkeiten der elektronischen Archivierung mit AMAGNO

Die Einstellung erfolgt in den Ablageneinstellungen. Bei einer manuellen Archivierung kann jedes Dokument individuell mit einem Archivzeitraum versehen und anschließend archiviert werden. Wählt man die automatische Archivierung, werden alle importierten Dokumente für den vorher ablagenweiten Archivzeitraum automatisch archiviert. Die Archvierung mit einem digitalen Stempel dagegen, empfiehlt sich besonders für den Einsatz in Verbindung mit einem Workflow. Zum Beispiel die Archivierung während der Eingangsrechnungsverarbeitung.

 

Bearbeitung nach dem Archivieren

Nach der Archivierung ist es während des Aufbewahrungszeitraum nicht möglich das Dokument zu löschen oder zu verändern. Damit sind gewollte oder ungewollte Manipulationen ausgeschlossen. Archivierte Dokumente sind jedoch jederzeit verfügbar, sowie manuell und maschinell auslesbar.

 

 

Amagno_Papierloses Büro

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