Dokumentenmanagement System

Was ist Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement System unterstützt den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dabei greift es auch tief in die Geschäftsprozesse des Unternehmens ein.

Dokumente sind tragende Säulen für den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsfluss sowie für die Informationsspeicherung.

Dokumente können auf Papier, elektronisch oder in Kombination verschiedener Medien vorliegen. Ein Teil von ihnen muss aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, oder er ist für das operative Geschäft des Unternehmens von fundamentaler Bedeutung.

Eine auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnittene Dokumentenverwaltung ermöglicht es, die benötigten Dokumente rasch und ökonomisch zu erfassen, zu indizieren und abzulegen, um sie später zuverlässig und schnell wieder aufzufinden. Sie hilft auch, die Kosten für die Verteilung, Verwaltung und Archivierung der Dokumente in Grenzen zu halten. Das dazu eingesetzte

Unter Dokumentenmanagement Systemen(DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Heutige DMS Software bietet zahlreiche weiter reichende Funktionen und Vorteile als die reine Dokumentenverwaltung und beschränkt sich auch nicht mehr allein auf die Verwaltung von digitalisierten Schriftstücken, sondern adressiert jegliche Art von elektronischen Dokumenten. Der Aufwand, diese in einem zentralen DMS abzulegen ist unter anderem aufgrund einer Vielzahl von (teils automatisierten) Importmöglichkeiten deutlich geringer. Dank einer OCR Texterkennung bedarf es auch nicht mehr einer manuellen Verschlagwortung, sondern die DMS Software kann den Inhalt der Dokumente selbst in sekundenschnelle durchsuchen.

Moderne digitale Dokumentenmanagement Software wie AMAGNO, bezeichnen sich als Digital Workplace, da sie die bisherige analoge Büroarbeit im hohen Maße automatisieren und den Mitarbeiter entlasten.

Digital Workplace Lösungen assistieren den Mitarbeiter in einem so großen Maße, dass diese eine erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen.

Digitale Dokumentenmanagement mit AMAGNO

Der Wandel von Dokumenten in Papierform hinzu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch sind Einspar- und Optimierungspotenziale entstanden, die mittlerweile automatisiert mithilfe von Dokumentenmanagementsysteme ausgeschöpft werden.

Die meisten Vorteile eines DMS-Systems sind für große und kleine Unternehmen die gleichen. Deshalb verzichtet AMAGNO auf das lukrative modulare Geschäftsmodell und bietet Ihnen eine innovative, übersichtliche und komplette Softwarelösung. AMAGNO Überzeugt mit seiner einfachen Implementierung, seiner Benutzerfreundlichkeit und dem Deutschland weiten besten Preis-Leistung-Verhältnis.

 

Dokumentenmanagement_Amagno